La necesidad de un Modelo de la implementación del control interno en la Notaría, surgió con el fin de garantizar que las operaciones estuvieran debidamente registradas, considerando los riesgos a los cuales estaban expuestos los procesos relacionados con la prestación de servicios al público y las actividades de apoyo de la Notaria, debido a la poca importancia que se le había dado al control interno.
Con base en los resultados de la evaluación al ambiente de control interno actual de la Notaría, se presentan a continuación las recomendaciones para que se implementen las mejoras en un plan de acción debido a que el grado de madurez es incipiente y requiere la máxima atención por parte del Notario y el equipo de la alta dirección de la Notaría que lo acompaña.
1. Ética
La ética en el desempeño de la Notaria como parte del ambiente de control, debe fortalecerse mediante la implantación y fortalecimiento de medidas, instrumentos y demás elementos en materia, lo cual debe integrarse en los sistemas de gestión.
2. Personal
El funcionamiento exitoso del sistema de control interno requiere que el personal de la notaría reúna las competencias y los valores requeridos para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control correspondientes a los diversos puestos.
3. Estructura
La estructura orgánica debe propiciar el logro de los objetivos de la Notaría, y en consecuencia, apoyar el sistema de control interno, mediante la definición de la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación; asimismo, debe ajustarse según lo requieran la dinámica notarial, del entorno y de los riesgos relevantes.
4. Marco orientador
Debe establecerse un marco orientador para la valoración del riesgo notarial que comprenda la política de valoración de la estrategia del Sistema Específico de Valoración del Riesgo notarial y la normativa interna que regule este último. Las tres anteriores, deben ser aprobadas por el Notario, divulgadas a toda la organización y aplicadas por todos los funcionarios.
5. Herramienta para la administración de la información
Debe establecerse una herramienta para la gestión y documentación de la información que utilizará y generará el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, la cual podrá ser de tipo manual, computadorizada o una combinación de ambos.
La herramienta para la administración de la información provee oportunamente al Notario y a los titulares del Equipo de la alta dirección, alertas de nuevos riesgos o de cambios en los riesgos existentes.
6. Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Notarial
Deben ejecutarse actividades para la identificación, análisis, evaluación, administración y revisión de los riesgos por áreas, sectores, actividades o tareas, de conformidad con las particularidades de la Notaria.
La valoración de riesgos está inmersa en las actividades diarias, y permite anticipar condiciones que podrían incidir en la consecución de los objetivos institucionales, así como emprender las acciones correspondientes.
- Se cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos que propician un análisis constante de los riesgos, a fin de ajustar oportunamente las medidas de administración vigentes.
- Constantemente y de manera sistemática se evalúa la información que suministra el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional y se ajustan las medidas para la administración de riesgos.
7. Documentación y comunicación
Deben establecer actividades permanentes del proceso de valoración del riesgo referidas a la documentación y comunicación, que consisten en el registro y la sistematización de información asociada con los riesgos, así como la preparación, distribución y actualización de información sobre los riesgos.
Se cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos que garantizan razonablemente la revisión y actualización permanente de la información sobre los riesgos institucionales, la cual se evalúa y se ajusta de acuerdo con los requerimientos del entorno.
- Se han instaurado procesos para la documentación de riesgos, que promuevan la generación de iniciativas innovadoras.
- Se han instaurado procesos para la comunicación de riesgos, que promuevan la generación de iniciativas innovadoras.
8. Características de las actividades de control
Las actividades de control deben reunir las siguientes características:
a) Integración a la gestión
b) Respuesta a riesgos
c) Contribución al logro de los objetivos a un costo razonable (costo-beneficio)
d) Viabilidad técnica y jurídica
e) Documentación en manuales de procedimientos, descripciones de puestos u otros documentos similares
f) Divulgación entre los funcionarios que deben aplicar las actividades de control en el desempeño de sus cargos
9. Alcance de las actividades de control
Las actividades de control deben cubrir todos los ámbitos de la gestión notarial y contribuir al logro de los objetivos del sistema de control interno.
11. Formalidad de las actividades de control
Los requisitos de las actividades de control incluyen su documentación y comunicación, para lo cual se tiene como condición previa que sean oficializadas mediante su aprobación por las autoridades competentes.
12. Aplicación de las actividades de control
Las actividades de control deben estar integradas a los procesos notariales, y su aplicación convertirse en una práctica normal, casi cultural, por parte de los funcionarios de la institución.
13. Alcance de los sistemas de información
Los sistemas de información deben asegurar razonablemente la recopilación, el procesamiento y el mantenimiento de información sobre el entorno, la Notaria y su desempeño, así como la comunicación de esa información a las instancias internas y externas que la requieran.
14. Calidad de la información
Los sistemas de información deben recopilar, procesar y generar información que responda a la necesidad de los diversos usuarios, con un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo, y teniendo en cuenta los atributos de confiabilidad, oportunidad y utilidad que esa información debe reunir.
15. Calidad de la comunicación
La información debe comunicarse a las instancias pertinentes, en forma y tiempo propicios, con un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo, y utilizando canales y medios que garanticen razonablemente su oportunidad y seguridad.
16. Control de los sistemas de información
Deben establecerse, aplicarse y perfeccionarse los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter.
17. Participantes en el seguimiento del sistema de control interno
El liderazgo por el seguimiento del sistema de control interno debe ser asumido por el Notario y compartido con la Alta dirección. Por su parte, los funcionarios tienen una participación activa en las labores de seguimiento continuo y periódico.
18. Formalidad del seguimiento del sistema de control interno
El seguimiento del sistema de control interno debe observar un proceso estructurado debidamente oficializado mediante las disposiciones administrativas pertinentes, en relación con el alcance, la periodicidad, las responsabilidades, los mecanismos y las herramientas correspondientes.
19. Alcance del seguimiento del sistema de control interno
El seguimiento del sistema de control interno debe abarcar el funcionamiento, la suficiencia y la validez del sistema, su contribución al desempeño Notarial y al logro de los objetivos, y el grado en que los componentes funcionales se han establecido e integrado en el accionar notarial. Asimismo, debe comprender actividades permanentes y periódicas, y la implantación de las mejoras que se determinen.
20. Contribución del seguimiento del sistema de control interno a la mejora del sistema
Como resultado del seguimiento del sistema de control interno, deben determinarse las mejoras que procedan, las cuales se calendarizan en un plan de implementación que, a su vez, será objeto de verificación en términos de su aplicación conforme a lo planeado y de la efectividad de las medidas adoptadas para fortalecer el sistema de control interno.
CONCLUSIONES
Le corresponderá al Notario y la Alta Dirección establecer en la Notaria un entorno favorable alrededor de la función administrativa y del servicio en donde se promueva, los principios y fundamentos, estableciendo las acciones que permitan la coordinación de las actividades detalladas en las recomendaciones dadas.
Será un punto clave para el buen desarrollo del Sistema de control interno crear conciencia en cada uno de los colaboradores de la Notaria, independiente de su nivel jerárquico, para que todos desarrollen un papel importante para la implementación, mantenimiento y la mejora continua del sistema de control, en forma participativa y colectiva, manteniendo los principios, valores y conductas que se integraran al sistema de la Notaria.
Para el cumplimiento del objetivo de la implementación del control interno en la Notaria, es necesario generar una nueva cultura del autocontrol en cada uno de los colaboradores, que se sensibilicen las normas, valores y principios y lleguen a ser capaces de subordinar sus intereses particulares a favor del cumplimiento de los objetivos de la Notaria, de tal forma que el sentido de pertenencia haga parte del día a día en el ambiente laboral.
En la Notaria es necesario convenir las acciones preventivas, detectivas y correctivas que aseguren conservar las operaciones, funciones y actividades colectivas en unión con los principios de eficiencia, eficacia y economía, para el apropiado desarrollo de la implementación del sistema y así confrontar de manera permanente el registro y generación de la información, cumpliendo con el propósito de soportar la toma de decisiones internas, el cumplimiento de las obligaciones ante los diferentes entes y fortalecer los procesos de comunicación con los grupos de interés sobre la forma de conducir la Notaria.
RECOMENDACIONES
Con la implementación del Modelo Estándar de control Interno, la Notaria dispondrá de un mecanismo de verificación y evaluación del Sistema de Control Interno que brindará un apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos notariales. Siendo este modelo, un mecanismo de alto nivel de autoprotección a la Notaria, que les permitirá cumplir con eficiencia, eficacia, economía y transparencia en todas sus actividades y esencialmente las orientadas al correcto manejo de los recursos.
A la vez se garantizará la correcta evaluación y seguimiento de la gestión de la Notaria y de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y propiciando el mejoramiento continuo de la gestión de la Notaria y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.
Por lo anteriormente mencionado, la decisión de la implementación, debe ser consecuencia del pleno convencimiento en primer lugar del Notario y de la alta dirección y en segundo lugar de todos los Funcionarios o colaboradores; de acuerdo con un plan de mejoras para implementar las actividades de control, esto con base al conocimiento de los beneficios que obtendrá la Notaria con un efectivo Sistema de Control Interno que apoye el cumplimiento de sus objetivos.
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